La abogada y politóloga de la Universidad de Los Andes, María Dávila Restrepo, reflexiona en la 12va edición de The Legal Industry Reviews Colombia sobre la importancia de la comunicaciones dentro del esquema de las organizaciones.
Uno de los retos más importantes para cualquier organización es lograr instaurar una cultura en la que se valore una comunicación transparente, en la que no haya miedo a represalias, y en la que existan los mecanismos adecuados para que los colaboradores puedan hacer reportes.
Existen diferentes mecanismos que sientan las bases para que esto suceda, y que facilitan a los colaboradores comunicar conductas que van en contravía de la Ley, de los valores o de las políticas corporativas. Miremos algunos en los que se debe enfocar Compliance:
- Canales de denuncia que permitan hacer reportes anónimos y confidenciales, y que tengan en consideración los diferentes cargos en la organización (para algunos colaboradores será muy fácil hacer un reporte en línea, por correo electrónico, o usando un código QR, pero para otros no, por lo que contar con una línea telefónica o un buzón de quejas, puede ser esencial).
- Compartir con los colaboradores estadísticas de las investigaciones y reportes que llegan a través de estos canales. Esto muestra que la compañía toma acción y es seria frente a los reportes que recibe.
- Conducir encuestas anuales que abran el espacio para que los colaboradores comuniquen aquello que les preocupa.
- Conducir encuestas de salida. Una persona que está de salida probablemente no tenga miedo a represalias, por lo que las probabilidades incrementan para que utilice esta oportunidad y se exprese de manera más honesta y abierta.
- Comunicar por medio de capacitaciones y comunicaciones masivas la política de no retaliación de la empresa, y los diferentes canales de denuncia con los que cuenta, explicando cómo funcionan y cómo acceder a ellos.
No obstante, estos u otros mecanismos que se implementen no serán eficientes, si no se cuenta con una cultura corporativa adecuada que vaya más allá del papel.
Analicemos el caso reciente de Twitter y la escandalosa denuncia que radicó ante la Comisión de Bolsa y Valores, la Comisión Federal de Comercio y el Departamento de Justicia de los Estados Unidos el ex jefe de seguridad de la compañía, Peiter Zatko. Este caso es un excelente ejemplo de lo que puede llegar a suceder cuando la cultura corporativa no es la adecuada para permitir una comunicación transparente y abierta.
Según lo reportó Zatko, los directivos de Twitter ocultaron a la Junta Directiva datos delicados sobre el número de infracciones y la falta de protección de los datos de los usuarios, y en su lugar, presentaron gráficos “rosa” con información poco importante. Aparte del daño reputacional que esto causó, puso en juego la compra de Twitter por parte del reconocido Elon Musk, quien, entre otras consideraciones, se basó en este reporte para reconsiderar si seguía o no adelante con la compra de la compañía.
Entre las lecciones aprendidas que nos deja este escándalo, está la importancia de una adecuada comunicación. Para que exista este tipo de comunicación, se deben crear los espacios y mecanismos que aseguren que lo que está sucediendo en la compañía llegue a la alta dirección y a la Junta Directiva con precisión.
Si los miembros de la Junta Directiva no tienen conocimiento claro de lo que verdaderamente está sucediendo, y la información les llega “maquillada”, se impide que se tomen las acciones necesarias para subsanar cualquier falta o infracción que pueda poner en riesgo el futuro de la compañía. Sin embargo, esto no va a suceder si no se han implementado mecanismos apropiados, que fomenten una comunicación transparente y una cultura en la que se puedan discutir situaciones incómodas.
Probablemente, si en Twitter hubiera existido una cultura apropiada, la gerencia no habría ocultado información fundamental y relevante para la Junta Directiva. Pero como el “si hubiera” no vale, Twitter se deberá enfocar en lo que debe hacer desde ahora. Con certeza, la empresa tendrá que adoptar las acciones necesarias para corregir rápidamente las fallas de seguridad reportadas.
Así mismo, deberá trabajar en un cambio cultural importante, definiendo controles fuertes y bien implementados que impidan el ocultamiento de información relevante, y deberá asegurar canales y espacios adecuados de comunicación al interior de la compañía y con la Junta Directiva.
Crear una cultura de comunicación abierta y transparente toma mucho trabajo y tiempo. Sin embargo, mecanismos como los mencionados arriba son un buen punto de partida. Desde Compliance, debemos trabajar en desarrollar mecanismos que fomenten una comunicación transparente y brinden la tranquilidad a los colaboradores para comunicarse, sin que esto represente una amenaza de ser objeto de retaliación.
María Dávila Restrepo es abogada y politóloga de la Universidad de Los Andes en Bogotá, Colombia, Magíster en Derecho de los Negocios de la Universidad de Berkeley en California, Estados Unidos, y Magíster en Derecho con énfasis en Regulación Energética de la Universidad Externado de Colombia. Ha implementado programas de ética y cumplimiento en diferentes compañías. Ha liderado Sistemas de Gestión Antisoborno y SAGRILAFT (Sistema de autocontrol y gestión de riesgo integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo).